Verificación de antecedentes como servicio

Zúrich, Suiza - 17 de septiembre de 2025

Cómo Validato y CypSec realizan verificaciones de antecedentes para la región DACH

El riesgo humano es uno de los elementos más subestimados de la ciberseguridad y la resiliencia organizativa. En Alemania, Austria y Suiza, las empresas se enfrentan al reto de mitigar amenazas internas y fraudes mientras operan bajo algunos de los regímenes de protección de datos más estrictos del mundo. Examinar a candidatos y empleados, especialmente en puestos sensibles, es una medida necesaria. Sin embargo, el proceso debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y sus implementaciones locales, como la Ley Federal de Protección de Datos de Alemania (BDSG), la Ley de Protección de Datos de Austria (DSG) y la Ley Federal de Protección de Datos de Suiza (LPD). Este artículo explora cómo las organizaciones pueden diseñar verificaciones de antecedentes y análisis de riesgo humano legales y eficaces, y destaca cómo las soluciones de Validato y CypSec ayudan a alinear la seguridad operativa con las obligaciones de cumplimiento.

El RGPD establece la base para el tratamiento de datos en toda Europa, y sus principios se reflejan en el DSG de Austria y en el BDSG de Alemania. La LPD de Suiza, aunque independiente, se ha modernizado para reflejar los estándares del RGPD. En las tres jurisdicciones, los datos deben tratarse de manera lícita, transparente y con un propósito definido. Para verificaciones relacionadas con el empleo, las organizaciones suelen apoyarse en el interés legítimo como base legal, ya que el consentimiento a menudo se considera inválido debido al desequilibrio de poder entre empleador y solicitante. El consentimiento aún puede desempeñar un papel en Austria y Suiza, donde es común obtener autorización por escrito, pero cualquier uso de datos personales debe ser proporcional al puesto en cuestión. Los datos sensibles, como antecedentes penales o historial financiero, requieren una justificación especialmente sólida y deben manejarse con estricta confidencialidad.

La clave para una verificación conforme y eficaz es la proporcionalidad. Los puestos de alto riesgo, como directivos, administradores de sistemas, responsables financieros y gestores de RR. HH., requieren un análisis exhaustivo que incluya verificación de identidad, historial laboral y educativo, licencias profesionales, evaluaciones de fiabilidad financiera y, cuando sea posible, antecedentes penales. Estas verificaciones se justifican por el impacto potencial de estos roles en la seguridad corporativa y la protección de datos. Los puestos de riesgo medio, como jefes de proyecto o responsables de departamento, exigen un alcance más limitado, normalmente centrado en identidad e historial laboral con verificación selectiva de referencias o credenciales. Los puestos de bajo riesgo, como personal de entrada o administrativo, suelen requerir únicamente comprobaciones de identidad y derecho a trabajar. Este modelo escalonado garantiza el respeto a la privacidad a la vez que protege activos críticos.

La verificación de identidad sigue siendo la medida más básica pero esencial, asegurando que los solicitantes son quienes dicen ser y que tienen derecho a trabajar. Las comprobaciones de empleo y educación son necesarias para confirmar cualificaciones y evitar fraudes en currículos. Las licencias profesionales, especialmente en sectores regulados, deben validarse con las autoridades emisoras. Los antecedentes penales están estrictamente regulados en la región: en Alemania, los empleadores no pueden acceder directamente a las bases de datos y deben confiar en certificados oficiales proporcionados voluntariamente por los candidatos; Austria y Suiza también requieren consentimiento expreso y una necesidad legal clara. Los análisis crediticios y financieros solo son admisibles en roles con responsabilidad fiduciaria y deben ser proporcionales y claramente justificados. Estas medidas nunca deben aplicarse de forma indiscriminada, y la revisión de redes sociales sigue desaconsejada debido a riesgos legales y posibles discriminaciones.

Para mantener el cumplimiento, las organizaciones deben demostrar una base legal clara para cada verificación, garantizar la transparencia informando a los candidatos sobre el proceso y aplicar la minimización de datos. La información debe conservarse solo mientras sea necesaria para la decisión de contratación o la relación laboral. Para candidatos no seleccionados, esto suele significar la eliminación en unos meses. Para empleados, ciertos datos pueden mantenerse más tiempo si lo exigen obligaciones laborales, fiscales o regulatorias, pero nunca más allá de lo justificado. La seguridad de los datos es fundamental, con estrictos controles de acceso, cifrado y registros de auditoría. Las organizaciones también deben mantener políticas internas y documentar sus evaluaciones de interés legítimo para prepararse ante posibles consultas regulatorias.

"En la región DACH, las empresas deben equilibrar leyes estrictas de protección de datos con la necesidad de prevenir amenazas internas. Les ayudamos a lograr ese equilibrio haciendo que la verificación de antecedentes sea tanto conforme como eficaz", dijo Reto Marti, Director de Operaciones en Validato AG.

La verificación no debe tratarse como un trámite administrativo aislado, sino como parte de un marco más amplio de gestión del riesgo humano. Los equipos de RR. HH. y seguridad deben clasificar conjuntamente los roles por nivel de riesgo y definir las verificaciones adecuadas. Los procesos deben estandarizarse para que cada puesto de alto riesgo se someta a un análisis coherente, reduciendo la posibilidad de lagunas o sesgos. Integrar estos flujos de trabajo en plataformas digitales garantiza eficiencia, mientras que las revisiones periódicas de las políticas de verificación las mantienen alineadas con las normativas y necesidades empresariales en evolución. La confianza del personal puede mantenerse explicando la lógica detrás de las verificaciones y asegurando que no sean excesivas.

La tecnología y el asesoramiento experto desempeñan un papel decisivo para que la gestión del riesgo humano sea eficaz y conforme. Validato ofrece una plataforma moderna de verificación de antecedentes e identidad que automatiza comprobaciones y optimiza flujos de trabajo. La plataforma ofrece paquetes modulares, desde una verificación básica de identidad hasta evaluaciones completas de credenciales, finanzas e integridad. Validato garantiza que los datos se procesen de forma segura, se almacenen bajo estrictos controles de retención y se gestionen en conformidad con el RGPD y las leyes locales de protección de datos. Integra gestión de consentimientos, registros de auditoría y flujos de trabajo por nivel de riesgo para reducir la carga administrativa de RR. HH. y seguridad y acelerar la toma de decisiones.

CypSec complementa esto con experiencia estratégica en ciberseguridad y cumplimiento. Como socio asesor de confianza, CypSec ayuda a las organizaciones a integrar la gestión del riesgo humano en sus marcos de seguridad más amplios. Esto incluye alinear las verificaciones de antecedentes con programas de amenazas internas, integrar los resultados en decisiones de control de accesos y garantizar el cumplimiento en todas las sucursales y jurisdicciones de la empresa. Juntos, Validato y CypSec proporcionan una solución combinada que aborda tanto las dimensiones operativas como estratégicas del riesgo humano: Validato automatiza y asegura el proceso de verificación, mientras que CypSec garantiza que estos procesos refuercen la postura general de seguridad de la organización.

Es importante tener en cuenta que el análisis del riesgo humano en la región DACH siempre requiere una gestión cuidadosa de la normativa de protección de datos, las prioridades de riesgo organizativo y la eficiencia operativa. Las organizaciones deben adoptar un enfoque proporcional y basado en roles para protegerse frente a amenazas internas respetando al mismo tiempo la privacidad del personal. Las verificaciones deben ser transparentes, justificadas y limitadas a lo necesario para cada puesto. Con las herramientas y socios adecuados, el cumplimiento y la seguridad pueden reforzarse mutuamente en lugar de competir. La tecnología de Validato y el asesoramiento de CypSec permiten a las empresas alcanzar este equilibrio, ayudando a los responsables de RR. HH. y seguridad a mitigar riesgos de forma eficaz y legal, mientras fortalecen la confianza dentro de la plantilla.

Acerca de Validato AG: Con sede en Zúrich, Suiza, Validato AG está especializada en verificaciones de antecedentes e identidad conformes con el RGPD para empresas que operan en la región DACH. Su plataforma ayuda a las organizaciones a diseñar procesos legales y basados en riesgos que se alinean con el BDSG, el DSG y la LPD, reduciendo al mismo tiempo las amenazas internas. Para más información sobre Validato AG, visite validato.com.

Contacto de prensa: Daria Fediay, Directora General de CypSec - daria.fediay@cypsec.de.